A Estrutura da Documentação

Durante as auditorias que realizo percebo que a maior dificuldade dos colaboradores é entender a estrutura da documentação dos sistemas de gestão. Então vamos lá, tentar esclarecer esta dúvida.

Primeiro é preciso entender que tudo, sim tudo, dentro de um sistema de gestão, seja da qualidade, do meio ambiente ou de saúde e segurança. tem como ponto de partida os seguintes níveis hierárquicos.

Piramide 2 

Usamos essa pirâmide para realizar o mapeamento do processo, definir a estrutura da documentação, definir os indicadores, etc., por este motivo é muito importante entender cada nível.

Com relação a documentação precisamos de um documento de nível estratégico, ou seja, um documento que defina as diretrizes gerais do sistema de gestão, que mostra a direção a ser tomada, normalmente este documento é chamado de Manual do Sistema de Gestão. É uma visão geral de toda a composição do Sistema de Gestão da empresa, ele não deve se limitar apenas ao escopo da norma, pode e deve conter o perfil da empresa, norma de conduta, princípios de segurança da informação, declaração da missão e visão entre outros, desde que sejam conceitos aplicados e praticados na empresa.

É muito importante a empresa integrar suas diversas normas, diretrizes e princípios ao seu sistema de gestão, pois a empresa é uma só e tudo deve convergir para o mesmo objetivo.

Saindo do documento estratégico entramos no tático, aqui devemos pensar na interação e comunicação entre os diversos departamentos e setores da empresa. O documento tático é o responsável por esta interação e comunicação é neste documento que um departamento sabe como e quando acessar/solicitar o serviço do outro, se precisa de aprovação, quando terá o retorno, entre outros. Normalmente este documento é chamado de procedimento.

Podemos citar como exemplo, o procedimento de compras numa empresa prestadora de serviços, via de regra, todos os colaboradores precisam de material de escritório para realização de suas atividades, então é no “procedimento de compras” que vai estar descrito como e quando solicitar, se precisa de aprovação, em quanto tempo ele receberá o material depois do pedido de compra aprovado, etc.

Lembre-se o documento tático é um documento de apresentação, deve conter somente as responsabilidades do departamento ou setor, prazos para realização dessas atividades e como as demais áreas da empresa acessam essas responsabilidades, não devem conter o como elas são realizadas.

Para o como elas são realizadas temos os documentos operacionais é nele que vamos colocar os 5 w’s e 1 H. Este documento é um roteiro do que, como, quando, quem, porque a atividade é feita. Um profissional qualificado deve ser capaz de realizar a atividade com base nesse documento. Normalmente chamamos do documento tático de instrução de trabalho.

Nos próximos posts falaremos da importância de cada documento, até lá.

Fabíola Mansur.

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